Cos’è una fattura elettronica?

La fattura elettronica è un documento emesso, ricevuto e conservato in un formato elettronico, tale da garantire l’integrità, l’autenticità e la leggibilità dello stesso dal momento in cui viene emesso fino al termine del periodo di conservazione previsto per legge. Quest’ultima si differenzia dalla “vecchia” fattura cartacea per due motivi sostanziali: la creazione di un file XML (da farsi con il supporto di un software adhoc anche gratuito come quello dell’agenzia delle entrate stesso) e la trasmissione al destinatario tramite il “Sistema di interscambio” (Sdi), il sistema informatico dell’agenzia delle entrate in grado di verificare la correttezza dei dati contenuti nel file XML e la sua registrazione da parte dell’agenzia delle entrate, per poi essere inoltrata al cliente destinatario.

Come funziona?

Il sistema della fatturazione elettronica per tutte le operazioni tra privati, aziende e professionisti prevede:

• L’utilizzo del formato XML: la fattura elettronica deve essere emessa sempre in formato XML (sigla di eXtensible Markup Language), in formato PA come da specifiche dell’agenzia delle entrate, unico standard accettato.
• L’apposizione della firma elettronica: una volta prodotto il documento (il file XML) bisognerà apporre attraverso un apposito software la propria firma elettronica qualificata.La firma di un documento elettronico come nel caso di una fattura è necessaria affinché il documento non possa essere alterato, il destinatario possa verificare l’identità del mittente e quest’ultimo non possa respingere come non proprio un documento da lui firmato.
• L’invio e la ricezione tramite il Sistema di interscambio (Sdi): dopo essere stata generata e firmata, la fattura viene spedita tramite il Sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate che, dopo averne controllato i requisiti tecnici di idoneità, farà pervenire il documento al destinatario. Il Sdi è una sorta  di “postino elettronico”, che verifica l’esattezza dei dati, ne conserva una copia per lui,  e poi consegna la fattura al cliente. Infine, a consegna avvenuta, il sistema invia una “ricevuta di recapito” a chi ha generato la fattura.
• La conservazione elettronica sostitutiva delle fatture: la normativa vigente prevede che tutte le fatture elettroniche siano conservate per un periodo di dieci anni sia da chi emette la fattura, sia da chi la riceve. La conservazione sostitutiva è una procedura che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico. Tale procedura se implementata tecnicamente in  maniera corretta  permette di non perdere mai le fatture, di poterle leggere e di recuperarle in qualsiasi momento. La stessa Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute attraverso il proprio Sistema di interscambio.

Chi sono i soggetti esonerati?
La fattura elettronica non è obbligatoria per tutti i titolari di partita Iva. Non sono obbligati, infatti, all’emissione della fattura elettronica:

• le partite IVA (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel regime forfettario o in quello di vantaggio;
• chi cede beni o rende servizi verso non residenti, comunitari ed extracomunitari;
• i produttori agricoli a regime speciale, già esonerati dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica;
• le farmacie, i medici e gli operatori sanitari che già inoltrano i dati al sistema della Tessera Sanitaria;
• le associazioni sportive dilettantisti che hanno optato per il regime agevolato con un fatturato fino a 65.000 euro.

Tali categorie sono esenti per le fatture che emettono nei confronti dei clienti, ma non per quelle che ricevono dai propri fornitori. Ciò significa che questi dovranno comunque attrezzarsi per ricevere le fatture elettroniche. Questi soggetti, ovviamente, possono in qualsiasi momento aderire volontariamente alla norma generale visto che si appresta a diventare uno standard.

In quali sanzioni si può incorrere?

In linea generale, con l’avvento della fattura elettronica non cambiano le sanzioni già previste per la mancata o tardiva emissione. In caso di inosservanza dell’obbligo, infatti, trovano applicazione le indicazioni contenute nell’articolo 6 del D.Lgs. n. 417/97, ovvero una sanzione amministrativa compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente registrato o documentato.
Per non gravare eccessivamente sulle imprese nel periodo iniziale di adeguamento sono state previste deroghe per i primi 6 mesi del 2019. Non si applicano sanzioni in caso di emissione tardiva se la fattura viene inviata entro il termine di liquidazione dell’Iva. Sono previste sanzioni ridotte al 20% in caso di invio in ritardo delle fatture elettroniche entro il termine della seconda liquidazione successiva relativa a quella di effettuazione dell’operazione. Resta comunque possibile ricorrere del ravvedimento operoso per ridurre ulteriormente le sanzioni dovute.